Gestión documental
MDsys Docs
Ningún vencimiento sin alerta. Repositorio documental por empresa, con versionado, y un motor que avisa por correo y WhatsApp antes de que el SOAT, la licencia, la póliza o el contrato lo dejen paralizado.
- 12 módulos
- 100% en la nube
- Soporte por WhatsApp
Repositorio documental
Código correlativo, versiones con una sola vigente —nunca dos—, carpetas en árbol con permisos por rol y papelera con restauración del historial completo.
Entidades
El documento pertenece a alguien: un vehículo con placa, un trabajador con DNI, un local, un cliente, un proveedor o la propia empresa.
Vencimientos
Bandeja con semáforo de vigente, por vencer y vencido. Marca en trámite, pospón con tope o archiva sin perder el rastro.
Políticas de aviso
Puntos de aviso reutilizables por tipo de documento: 30, 15 y 7 días antes, el día mismo y el seguimiento posterior.
Escalamiento
Si el responsable no actúa, el aviso sube al supervisor del área, hasta dos niveles. Y hay resumen diario para quien no quiere un correo por documento.
Correo y WhatsApp
Correo saliente por el servidor de la propia empresa, con respaldo automático si se cae, y WhatsApp con plantillas aprobadas.
Bandeja de fallos
Si un envío falla aparece agrupado por causa, con reintento individual o masivo. Nada se pierde en silencio.
Casi siempre por lo mismo: nadie miró el Excel a tiempo.
Cada empresa organiza sus documentos —contratos, licencias, pólizas, SOAT, revisiones técnicas, certificados de trabajadores, permisos municipales, garantías— en un repositorio central con versionado y metadatos, y asocia cada uno a quien corresponde: un trabajador, un vehículo, un local, un cliente, un proveedor o la propia empresa.
A partir de ahí el sistema trabaja solo. Al guardar un documento con fecha de vencimiento, sus avisos futuros quedan escritos por adelantado, uno por cada punto de la política y cada canal, con día y hora exactos. Usted puede ver hoy qué se va a enviar el próximo trimestre, quién lo va a recibir y por qué medio.
Lo que cambia desde el primer día.
Hoy: Un Excel de vencimientos que alguien actualiza cuando se acuerda.
Con MDsys Docs: Un solo repositorio con buscador, versión vigente marcada e historial completo de cada documento.
Hoy: Los PDF repartidos entre una carpeta, un correo y el archivador físico.
Con MDsys Docs: Todo el archivo en un lugar, clasificado por entidad, tipo, carpeta y etiquetas.
Hoy: El aviso depende de la memoria de una persona, y se va con ella.
Con MDsys Docs: Avisos automáticos por correo y WhatsApp, escalonados, al responsable de cada documento.
Hoy: Si el responsable no hace nada, nadie se entera hasta que es tarde.
Con MDsys Docs: Si nadie actúa, el aviso escala al supervisor del área, hasta dos niveles, siempre por correo.
Hoy: Nadie sabe qué versión es la vigente ni quién renovó la anterior.
Con MDsys Docs: Cada renovación queda registrada: quién, cuándo, con qué archivo y si llegó a tiempo.
Hoy: Se descubre el vencimiento cuando llega la papeleta o la fiscalización.
Con MDsys Docs: Si un envío falla aparece en una bandeja de fallos y se reintenta. No se pierde en silencio.
12 módulos, un solo sistema.
Todo funciona desde el navegador, sin instalar nada en tus equipos.
-
Repositorio documental
Código correlativo, versiones con una sola vigente —nunca dos—, carpetas en árbol con permisos por rol y papelera con restauración del historial completo.
-
Entidades
El documento pertenece a alguien: un vehículo con placa, un trabajador con DNI, un local, un cliente, un proveedor o la propia empresa.
-
Vencimientos
Bandeja con semáforo de vigente, por vencer y vencido. Marca en trámite, pospón con tope o archiva sin perder el rastro.
-
Políticas de aviso
Puntos de aviso reutilizables por tipo de documento: 30, 15 y 7 días antes, el día mismo y el seguimiento posterior.
-
Escalamiento
Si el responsable no actúa, el aviso sube al supervisor del área, hasta dos niveles. Y hay resumen diario para quien no quiere un correo por documento.
-
Correo y WhatsApp
Correo saliente por el servidor de la propia empresa, con respaldo automático si se cae, y WhatsApp con plantillas aprobadas.
-
Bandeja de fallos
Si un envío falla aparece agrupado por causa, con reintento individual o masivo. Nada se pierde en silencio.
-
Renovación
Asistente para subir la versión nueva. La anterior pasa a histórica sin borrarse y el ciclo se cierra midiendo si se renovó a tiempo.
-
Enlaces externos
Comparte un documento con enlace caducable —30 días como techo—, con PIN, límite de aperturas y registro de cada acceso.
-
Búsqueda y visor
Busca por título, código, placa, DNI, tipo o etiqueta, y lee el PDF dentro del sistema sin descargarlo.
-
Retención y purga
Cada tipo define sus años de conservación. Nada se destruye por vencimiento de un plazo: la purga la aprueba una persona.
-
Administración
Usuarios, roles y permisos, auditoría de todo lo que se hace, ajustes y catálogos de personal, cargos, locales y clientes.
En preparación
- Lectura de PDF escaneado (OCR)Indexar el texto dentro de los documentos escaneados para buscarlo.
- Bloqueo legalMarcar documentos que no se eliminan aunque se apruebe la purga.
- Reporte de cumplimientoEstado de todo el padrón en PDF o CSV, en el momento.
- Importación masivaCarga desde Excel o CSV con vista previa antes de escribir y opción de deshacer.
- Aprobación de versionesCircuito de aprobación cuando el tipo de documento lo exige.
- Línea de tiempo de auditoríaHistorial visual de todo lo ocurrido con cada documento.
- Conexión con otros sistemasAPI de lectura y claves de acceso para integrar con lo que ya usas.
El costo de un papel vencido.
- SOAT
- Vehículo detenido, papeleta, servicio caído.
- Revisión técnica
- Unidad fuera de circulación.
- Carnet de sanidad
- Multa municipal.
- Licencia de funcionamiento
- Clausura del local.
- Contrato de trabajo
- Contingencia laboral si no se renueva.
- Póliza de responsabilidad civil
- Siniestro sin cobertura.
La parte difícil no es guardar archivos.
Es que el aviso salga una vez, a tiempo, y que cuando no salga usted se entere.
- capas independientes contra el aviso duplicado
- 3
- niveles de escalamiento a supervisores
- 2
- colas separadas: una miniatura pesada nunca retrasa una alerta
- 4
- para detectar que el motor de alertas dejó de correr
- < 2 h
Los avisos se escriben, no se calculan
Al guardar la fecha quedan grabados todos los envíos futuros con su instante exacto. La pregunta «¿por qué no me avisó?» tiene una respuesta que se consulta, no que se adivina.
Un aviso, una sola vez
Tres barreras independientes impiden el mensaje duplicado, incluso si el servidor se reinicia a media tarea. Quien recibe el mismo WhatsApp cuatro veces deja de leer el quinto.
A hora hábil y en su zona horaria
«Siete días antes a las 08:00» son las 08:00 de Lima. Y nada sale de madrugada: hay una ventana de envío por empresa, de 07:00 a 20:00 por defecto.
Sin avalancha retroactiva
Al cargar hoy un documento que vence en cinco días, no se disparan los avisos de 30 y 15 días que ya pasaron. Eso es lo que entrena a un cliente a ignorar las alertas.
Si el sistema se cae, alguien se entera
Un vigilante externo espera la señal del proceso cada hora. Si deja de llegar, la alarma salta en menos de dos horas, desde fuera y sin depender de este mismo sistema.
Lo que protege sus documentos.
Separación entre empresas
El filtro va en la capa más baja, no en la pantalla. Pedir un documento de otra empresa responde «no existe».
Archivos sin URL pública
Solo por descarga autenticada, con permiso verificado y el acceso registrado antes de entregar un byte.
Antivirus antes de guardar
Todo lo que se sube pasa por cuarentena y análisis. Los archivos repetidos ocupan espacio una sola vez.
Nada se borra por un plazo
La retención propone qué eliminar; una persona aprueba. Sin aprobación humana no se destruye nada.
Historial que no se edita
Cada cambio queda con el antes y el después. Ni la propia aplicación tiene permiso para modificarlo.
Cifrado en reposo opcional
Clave distinta por empresa, rotable sin apagar el servicio, para quien lo exija.
¿MDsys Docs encaja con tu operación?
Mándenos su Excel de vencimientos. Le devolvemos una demostración con sus documentos, sus fechas y sus alertas programadas, para que vea exactamente qué habría avisado el sistema este mes.